バーコードを使った在庫管理とは｜仕組み・導入手順・運用のポイント

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在庫の出し入れを紙に書き、あとでパソコンに入力し直す。

品番や数量は、目で見て照らし合わせる。

そうした運用で、数字の写し間違いや、記録の遅れが出ていませんか。

バーコードの読み取りに置き換えると、書き写しや打ち込みの手間と、入力のミスを減らせます。

ただし効果は、何にバーコードを付け、どこで読み取るかという設計で決まります。

当社の製品や支援の事例も交えて、仕組みから導入手順、運用、費用の考え方までを整理します。

バーコードを使った在庫管理とは、モノや棚に付けたバーコードを読み取り、品番・数量・場所・日時を記録して、在庫数を更新する管理方法です。

仕組みは、次の3つの流れで成り立ちます。

1. モノや棚にバーコードを付け、担当者用のバーコードも用意する
2. 入庫・出庫・棚卸のたびに読み取り、数量を入力する
3. 記録をパソコンに集め、在庫数を加算・減算する

バーコードに入れるのは、品番や棚番などの識別番号が中心です。

数量は、読み取りのあとに入力します。

読み取りには、持ち歩いて使う専用の端末（ハンディターミナル）や、パソコンにつなぐバーコードリーダーを使います。

記録をパソコンに集める方法には、端末にためてあとでまとめて送る方法と、無線LANで読み取りのたびにその場で送る方法があります。

どちらを選ぶかで、在庫数に反映されるタイミングが変わります。

当社のGENBA改善システム「iSTARTER®シリーズ」には、在庫管理システム「ZaiKo STARTER」があります。

入庫・出庫・棚卸の情報をハンディターミナルで取得し、パソコンへ転送して在庫を管理するシステムです。

転送すると、入庫は在庫に加算、出庫は減算、棚卸は在庫の修正として反映されます。

在庫数量や保管場所など、押さえておきたい4つの情報の全体像は、在庫管理を見える化する方法の解説記事で整理しています。

バーコードで在庫を管理すると、記録の手間と入力のミスが減ります。

一方で、ラベルの準備と運用ルールづくりの手間も生まれます。

紙やExcelへの手入力は、品目や件数が増えると、書き写しや打ち込みの間違い、記録の遅れが起きやすくなります。

バーコードの読み取りに置き換えると、次の4点が変わります。

• 手入力が減る：品番や棚番を読み取れるため、打ち込みのミスが起きにくい
• 動きが記録に残る：誰が・いつ・何を動かしたかが、読み取りと同時に残る
• 棚卸が速くなる：数えた結果を読み取りと数量入力で記録でき、集計の入力を省ける
• 取り違えに気づける：入庫や出庫の予定データと照合すれば、品番の違いに気づける

検品での使い方は、ハンディターミナル検品の解説記事で詳しく扱っています。

導入の前に、次の3点を見込んでおきます。

• ラベルの作成と貼り付け：品目や棚の数だけ、作って貼る手間が要る
• 費用と教育：機器・ラベル・システムの費用と、操作の説明が要る
• 読めない・貼られていないモノの扱い：汚れやはがれに備えた記録のルールが要る

バーコード・QRコード・RFIDの違いは、読み取り方、一度に読める数、入れられる情報の量にあります。

3つの違いを、次の表にまとめます。

※バーコードは一方向だけに、QRコードなどの2次元コードは縦と横の両方向に情報を持ちます。

※RFIDは、電波を使ってタグ（ICチップとアンテナを持つ札）のデータを読み書きする仕組みです。

※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。

バーコードには、商品に付いているJANコードを使える場合と、自社でコードを決める場合があります。

JANコードは、商品を供給する事業者が、商品ごとに設定する識別コードです。

自社でコードを決めるときに品番に英字が入るなら、Code 39やCode 128のように、英字を表せる種類を選びます。

QRコードは小さなスペースにも表示でき、汚れや破損があっても、誤り訂正の機能でデータを復元できる場合があります。

RFIDは、離れた場所から、短時間で多くのタグを読み取れるため、棚卸のように大量のモノをまとめて数える場面に向いています。

一方で、電波は金属の影響を受けやすいため、取り付ける物や置き場所に合わせて機器を選ぶ必要があります。

使う機器によっては、電波法に基づく免許の取得や登録申請も必要です。

貸出と返却を履歴に残す場面での使い方は、RFIDを使った貸出管理の解説記事で紹介しています。

導入前に決めるのは、何にコードを付けるか、どこで読み取るか、読めないときにどうするかの3つです。

モノに付けるコードは、どこまで細かく区別して管理するかで決めます。

• 品番：品名ごとの在庫数を管理する基本の単位
• ロット：同じ品番を入庫や製造のまとまりで分ける単位
• 箱：箱を1つずつ識別する単位

保管場所も記録する場合は、棚にもコードを付け、品番と組み合わせて読み取ります。

単位を細かくするほど、ラベルを貼る手間と、読み取る回数が増えます。

JANコードが付いた既製品は、そのコードを読み取って使える場合があります。

付いていない部品、原材料、予備品は、自社でコードを決めてラベルを作ります。

当社の在庫管理システム「ZaiKo STARTER」の導入は、4つのステップで進みます。

マスタ（品番や棚番の一覧）の登録、バーコードの準備、読み取り、パソコンへの転送の順です。

バーコードの準備では、製品に直接貼りにくい場合、棚に貼るラベルや、品番のバーコードをまとめた冊子（バーコードブック）を印刷して使うこともできます。

既製品に付いているコードも、そのまま使えるとは限りません。

部品を扱う販売業のお客様では、メーカーごとにQRコードの中身が違っていました。

当社は、メーカーごとにQRコードの中から必要なデータを切り出す機能を加え、作業者がメーカーを意識せず、読み取るだけで出荷検品できるようにしました。

読み取る場面を入庫、出庫、棚卸の3つに分け、場面ごとに、読むラベルと残る記録を決めます。

• 入庫：棚ラベルと品番ラベルを読み、入庫数と保管場所を記録する
• 出庫：品番ラベルを読み、出庫数と担当者を記録する
• 棚卸：棚ラベルと品番ラベルを読み、実在庫数と差異を記録する

ラベルが汚れて読めない、貼られていない、数が合わない。

そうした場面は、運用を始めると出てきます。

読み取れないときは、品番を手入力して記録し、あとでラベルを再発行するのが基本の流れです。

そのために、次の3点を決めておきます。

• 手入力してよい人と、記録を残す場所
• ラベルを再発行する担当と、依頼の手順
• 数が合わないときに確認する人と、その手順

導入では、困っている場面と対象を絞り、全品目に広げる前に、一部の棚で試します。

手順は5つです。

いちばん困っている場面を1つ選び、その場面に関わる棚や品目に絞ります。

入出庫の記録の遅れが課題なら入出庫を、実物との数のずれが課題なら棚卸を、最初の対象にします。

始める前に、転記や入力にかかる時間などを測って控えておきます。

品名、数える単位、棚番、コードの対応を、一覧（マスタ）にまとめます。

入出庫の記録から在庫数を管理するには、この一覧が欠かせません。

棚卸のデータを集めるところから始めるなら、一覧を事前に用意しなくても使えるシステムもあります。

ラベルは、最初は少ない枚数だけ作ります。

実際の棚や箱に貼り、読み取れるかを確かめます。

今ある端末やバーコードリーダーを使う場合は、選んだ種類のコードを読めるかも確かめます。

ラベルの素材や貼る位置の決め方は、次の章で紹介します。

対象を絞った棚で、ラベルの貼り付けから在庫数の確認までを通して試します。

使う人の意見を聞き、読み取りにくい場所や分かりにくい画面を洗い出して、ラベルの位置や手順に反映します。

試した結果をもとに、読めないときの扱いやラベルの再発行などのルールを決め、文書にします。

試した棚の転記や入力の時間などを、手順1で測った数字と同じ条件で比べます。

効果と、運用を続けられることを確かめてから、対象の棚や品目を少しずつ増やします。

最初に試す棚、読み取る場面、ラベルの貼り方は、現場の広さや品目によって変わります。

当社は、現場のお話をうかがい、最初に試す範囲を決めるところからお手伝いします。

定着させるには、ラベル、端末、例外の記録の3つを、運用のルールとして決めておきます。

ラベルは、油、水、寒さ、こすれに耐える素材を選び、貼る位置も品番、箱、棚ごとにそろえます。

バーコードは周りの余白が足りないと読み取りにくくなるため、余白を空けて貼ります。

汚れやはがれは、棚卸の日などに合わせて点検します。

端末は充電台の場所を決め、使い終わったら戻します。

故障や電池切れに備えて、予備機も用意します。

無線LANが届かない場所で使う場合は、端末に記録をためて、あとでまとめて送れる方式かを確かめておきます。

画面と手順は、誰が使っても同じ操作で済むよう統一します。

端末の機種の選び方は、倉庫管理でのハンディターミナルの選定ポイントを扱った記事で紹介しています。

読めないときに手入力した記録は、数が合わないときに原因をたどれるよう、通常の読み取りと区別して残します。

棚卸のときは、記録上の数と実物を突き合わせて、差異を確かめます。

棚卸だけを先にバーコードで始める方法もあります。

棚卸管理システム「TanaOrosi STARTER」は、マスタを事前に準備しなくても運用できます。

数える品のバーコードを読み取り、数量を入力してパソコンに転送するだけで、棚卸のデータを集められます。

既存システムやExcelの在庫データを事前に用意すれば、理論在庫（帳簿上の在庫数）との突き合わせもできます。

費用は4つの内訳に分けると、見積もりを比べやすくなります。

• 読み取り端末：ハンディターミナルやバーコードリーダー
• ラベルの印刷：プリンターと、ラベルやリボンなどの消耗品
• ソフトウェア：パッケージの利用、現場に合わせたカスタマイズ、既存システムとの連携
• 導入の支援と教育：マスタの整備、試行の支援、使う人への操作の説明

プリンターは、今ある機器で足りる場合もあります。

リボンが要るかどうかは、印刷の方式で決まります。

金額は、端末の台数、無線環境の有無、既存システムとの連携、カスタマイズの範囲、対象の品目数によって変わります。

導入後の効果は、導入前の数字と比べると確かめられます。

導入前に、次の4つを記録しておきます。

• 転記や入力にかかる時間
• 照合ミスや誤出荷の件数
• 棚卸にかかる時間
• 帳簿と実物の差異

棚卸にかかる時間や差異の測り方は、在庫管理を見える化する方法の解説記事の「成果を確かめる指標」の部分で紹介しています。

バーコードを使った在庫管理は、モノや棚に付けたコードを読み取り、入出庫と棚卸の記録を残す方法です。

効果が出るかどうかは、何にコードを付け、どこで読み取るかの決め方で変わります。

• コードを付ける単位と、読み取る場面を先に決める
• 読めないときの扱いと、ラベルの再発行を決めておく
• 一部の棚で試し、導入前の数字と比べてから広げる

対象にする棚の選び方から、ラベル、端末、運用ルールまで、当社が現場の事情に合わせてご相談を承ります。

困っている場面が定まっていない段階でも、ご相談いただけます。

• GS1 Japan「バーコード」
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